1. ข้อมูลที่เราเก็บ
เจ้าของหอพัก (แอป RentFlow Owner / หน้าเว็บจัดการหอ)
- ข้อมูลบัญชี: อีเมล รหัสผ่าน (เก็บแบบเข้ารหัส) ชื่อ เบอร์โทร
- ข้อมูลหอพัก: ชื่อหอ ที่อยู่ เบอร์ติดต่อ ลิงก์แผนที่ บัญชีธนาคารสำหรับรับค่าเช่า
- ข้อมูลที่คุณบันทึกเพื่อบริหารหอ: ห้องพัก ผู้เช่า สัญญาเช่า มิเตอร์น้ำไฟ บิล ใบเสร็จ ค่าใช้จ่าย ประกาศ งานซ่อม พัสดุ
- หลักฐานการชำระค่าแพ็กเกจ RentFlowTH (สลิปโอนเงิน)
- การตั้งค่าช่องทางส่งข้อความของหอ เช่น บัญชีแชททางการของหอ (ถ้าเลือกใช้)
ผู้เช่า (แอป RentFlow User / ลิงก์บิลที่หอส่งให้)
- ข้อมูลบัญชี: ชื่อ อีเมล เบอร์โทร รหัสผ่าน (เก็บแบบเข้ารหัส)
- ห้องพักที่เชื่อมต่อ บิล สลิปการชำระเงินที่แนบ
- รายการแจ้งซ่อม (รวมรูปที่แนบ) การแจ้งย้ายออก การกดรับพัสดุ
- รหัสผู้ใช้ของแอปแชท (เฉพาะกรณีเชื่อมห้องผ่านบัญชีแชทของหอ)
ข้อมูลทางเทคนิค
- โทเค็นสำหรับส่งแจ้งเตือน (push notification) ของเครื่องที่ติดตั้งแอป
- ข้อมูลที่จำเป็นต่อการให้บริการและความปลอดภัย เช่น หมายเลข IP และเวลาที่เข้าใช้งาน ในบันทึกของเซิร์ฟเวอร์ และการตรวจสอบว่าไม่ใช่บอทตอนเข้าสู่ระบบ
- กล้องและรูปภาพ: ใช้เฉพาะตอนที่คุณกดถ่ายหรือเลือกรูปเอง (เช่น สลิป รูปแจ้งซ่อม รูปพัสดุ) และระบบจะย่อรูปก่อนอัปโหลด
เราไม่เก็บตำแหน่งที่ตั้ง รายชื่อผู้ติดต่อ หรือข้อมูลอื่นในเครื่องของคุณ และไม่ใช้เครื่องมือติดตามเพื่อโฆษณา
2. เราใช้ข้อมูลเพื่อ
- ให้บริการระบบจัดการหอพัก: คำนวณและส่งบิล ออกใบเสร็จ บันทึกการชำระเงิน แจ้งซ่อม แจ้งพัสดุ ประกาศข่าวสาร และสัญญาเช่า
- ส่งแจ้งเตือนที่เกี่ยวกับการใช้งาน เช่น บิลใหม่ ใกล้ครบกำหนดชำระ ยืนยันการรับเงิน คำขอเชื่อมห้อง
- ตรวจสอบสลิปการโอนเงินอัตโนมัติ (เฉพาะหอที่เปิดใช้)
- ยืนยันตัวตน ป้องกันการใช้งานโดยไม่ได้รับอนุญาต และรักษาความปลอดภัยของระบบ
- ติดต่อคุณเรื่องบัญชี แพ็กเกจ และการช่วยเหลือการใช้งาน
- ปฏิบัติตามกฎหมาย เช่น การเก็บหลักฐานทางบัญชีและภาษี
3. การส่งต่อข้อมูล
เราไม่ขายหรือให้เช่าข้อมูลส่วนบุคคล ข้อมูลจะถูกส่งต่อเฉพาะกรณีต่อไปนี้:
- ระหว่างเจ้าของหอกับผู้เช่า: เจ้าของหอเห็นข้อมูลผู้เช่าของหอตัวเอง (เช่น ชื่อ เบอร์โทร บิล สลิป รายการแจ้งซ่อม) ผู้เช่าเห็นข้อมูลห้องและบิลของตัวเอง รวมถึงชื่อ ที่อยู่ และบัญชีรับเงินของหอ
- ผู้ให้บริการที่ช่วยให้ระบบทำงาน ซึ่งประมวลผลข้อมูลแทนเราตามวัตถุประสงค์ข้างต้นเท่านั้น:
| ผู้ให้บริการคลาวด์ | ฐานข้อมูล ที่เก็บไฟล์ และระบบเข้าสู่ระบบ |
|---|
| ผู้ให้บริการแจ้งเตือน | ส่งแจ้งเตือนเข้ามือถือ |
|---|
| แพลตฟอร์มแชท | ส่งบิลและข้อความผ่านบัญชีแชทของหอ (เฉพาะหอที่ใช้) |
|---|
| ผู้ให้บริการตรวจสลิป | ตรวจสอบสลิปโอนเงินอัตโนมัติ (เฉพาะหอที่เปิดใช้) |
|---|
| ผู้ให้บริการป้องกันบอท | ตรวจสอบว่าไม่ใช่บอทตอนเข้าสู่ระบบและสมัครสมาชิก |
|---|
- เมื่อกฎหมายกำหนด หรือหน่วยงานรัฐที่มีอำนาจร้องขอตามกฎหมาย
ผู้ให้บริการบางรายอาจเก็บข้อมูลบนเซิร์ฟเวอร์นอกประเทศไทย ซึ่งเราเลือกใช้เฉพาะผู้ให้บริการที่มีมาตรการคุ้มครองข้อมูลตามมาตรฐานสากล
ข้อมูลผู้เช่าที่เจ้าของหอบันทึก
ข้อมูลผู้เช่าที่เจ้าของหอบันทึกไว้ในระบบ (เช่น สัญญา บิล ใบเสร็จ) เป็นเอกสารของหอพักนั้น เจ้าของหอเป็นผู้ควบคุมข้อมูล และ RentFlowTH เป็นผู้ประมวลผลข้อมูลแทน หากต้องการแก้ไขหรือลบข้อมูลส่วนนี้ ให้ติดต่อเจ้าของหอโดยตรง และเราพร้อมช่วยประสานงาน
4. ระยะเวลาเก็บข้อมูล
- ข้อมูลบัญชีและข้อมูลหอพัก: เก็บตลอดที่ยังใช้งาน จนกว่าคุณจะลบหอหรือลบบัญชี
- หอพักที่เจ้าของกดลบเอง: เก็บไว้ 40 วันเผื่อขอกู้คืน แล้วลบถาวรอัตโนมัติ
- รูปพัสดุ: ลบอัตโนมัติเมื่อผู้เช่ารับพัสดุไปแล้วเกิน 30 วัน
- หลักฐานการชำระค่าแพ็กเกจที่ยืนยันแล้ว (จำนวนเงิน วันที่ ชื่อหอ อีเมล): เก็บไว้ตามระยะเวลาที่กฎหมายบัญชีและภาษีกำหนด แม้จะลบบัญชีแล้ว
- บันทึกการลบบัญชีและการลบหอพัก (วันที่ อีเมล ชื่อ เบอร์โทร ชื่อหอ และเลขห้อง): เก็บไว้ 1 ปี เพื่อยืนยันว่าได้ลบแล้วและใช้ตอบคำถามเมื่อคุณติดต่อเรา จากนั้นลบอัตโนมัติ
- อีเมลและเบอร์โทรของเจ้าของหอที่เคยใช้สิทธิ์ทดลองใช้ฟรี: เก็บเป็นรหัสที่เข้ารหัสแบบทางเดียว (แปลงกลับเป็นอีเมลหรือเบอร์โทรไม่ได้) ไว้ 3 ปี แม้จะลบบัญชีแล้ว เพื่อป้องกันการรับสิทธิ์ทดลองใช้ฟรีซ้ำ
- บันทึกของเซิร์ฟเวอร์และสำเนาสำรองของผู้ให้บริการ: เก็บระยะสั้นตามรอบของผู้ให้บริการ แล้วจะถูกลบไปเอง
5. การลบบัญชีและข้อมูล
ลบบัญชีได้เองทุกเมื่อ ไม่ต้องติดต่อเรา:
- แอป RentFlow Owner: หน้าเลือกสาขา → "ลบบัญชี" ด้านล่าง
- แอป RentFlow User: เมนูข้อมูลส่วนตัว → "ลบบัญชี"
- ผ่านเว็บ (ไม่ต้องมีแอป): rentflowth.com/delete-account.html แล้วเข้าสู่ระบบด้วยบัญชีที่ต้องการลบ
สิ่งที่ถูกลบ
- เจ้าของหอ: บัญชีเข้าสู่ระบบ หอพักทั้งหมด ห้อง ผู้เช่า บิล ใบเสร็จ รูปภาพ (สลิป แจ้งซ่อม ประกาศ พัสดุ) และแพ็กเกจ ลบทันทีและกู้คืนไม่ได้
- ผู้เช่า: บัญชีเข้าสู่ระบบ โปรไฟล์ การเชื่อมห้อง คำขอเชื่อมห้อง ประวัติแจ้งเตือน และโทเค็นแจ้งเตือน
สิ่งที่ยังเก็บไว้
- หลักฐานการชำระค่าแพ็กเกจที่ยืนยันแล้ว ตามที่กฎหมายบัญชีและภาษีกำหนด
- บันทึกการลบ เก็บไว้ 1 ปีตามหัวข้อที่ 4
- รหัสที่เข้ารหัสแบบทางเดียวของอีเมลและเบอร์โทรที่เคยใช้สิทธิ์ทดลองใช้ฟรี เก็บไว้ 3 ปีตามหัวข้อที่ 4
- เอกสารของหอพักที่เกี่ยวกับผู้เช่า (บิล ใบเสร็จ สลิป สัญญา) ซึ่งเป็นของเจ้าของหอ ตามหัวข้อที่ 3
ถ้าบัญชีเดียวกันใช้ทั้งฝั่งเจ้าของหอและผู้เช่า สามารถเลือกลบเฉพาะฝั่งใดฝั่งหนึ่งได้ หากเข้าสู่ระบบไม่ได้ ส่งอีเมลขอลบบัญชีมาที่ raweeharee@gmail.com จากอีเมลที่ใช้สมัคร เราจะดำเนินการภายใน 30 วัน
6. สิทธิ์ของคุณ
ตาม PDPA คุณมีสิทธิ์ขอเข้าถึงและขอสำเนาข้อมูล ขอแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้อง ขอลบหรือระงับการใช้ข้อมูล คัดค้านการประมวลผล ขอโอนย้ายข้อมูล ถอนความยินยอม และร้องเรียนต่อสำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (สคส.) ติดต่อใช้สิทธิ์ได้ตามช่องทางในหัวข้อที่ 8 เราจะตอบกลับภายใน 30 วัน
7. ความปลอดภัยของข้อมูล
- รับส่งข้อมูลผ่าน HTTPS ที่เข้ารหัสทุกครั้ง
- เจ้าของหอเข้าถึงได้เฉพาะข้อมูลหอของตัวเอง ผู้เช่าเข้าถึงได้เฉพาะห้องของตัวเอง โดยบังคับที่ฐานข้อมูล
- ไฟล์รูปสลิปและรูปภาพอื่นเก็บแบบไม่เปิดสาธารณะ และเปิดดูผ่านลิงก์ชั่วคราวเท่านั้น
- รหัสผ่านถูกเข้ารหัส ทีมงานไม่สามารถดูรหัสผ่านของคุณได้
เด็ก
บริการนี้ออกแบบสำหรับผู้ใหญ่ที่เช่าหรือบริหารหอพัก ไม่ได้มุ่งให้บริการแก่เด็กอายุต่ำกว่า 13 ปี
การเปลี่ยนแปลงนโยบาย
หากมีการเปลี่ยนแปลงสาระสำคัญ เราจะประกาศในหน้านี้พร้อมวันที่มีผลบังคับใช้ และแจ้งในแอปตามความเหมาะสม
1. Data we collect
Dormitory owners (RentFlow Owner app / web management pages)
- Account data: email address, password (stored encrypted), name and phone number
- Dormitory data: name, address, contact number, map link and the bank account used to receive rent
- Data you record to manage your dormitory: rooms, tenants, leases, water and electricity meter readings, bills, receipts, expenses, announcements, repair requests and parcels
- Proof of payment for RentFlowTH subscription plans (transfer slips)
- Your dormitory's messaging settings, such as its official chat account (if you choose to use one)
Tenants (RentFlow User app / bill links sent by the dormitory)
- Account data: name, email address, phone number and password (stored encrypted)
- Your connected room, your bills and the payment slips you attach
- Repair requests (including attached photos), move-out requests and parcel pickups
- Your chat app user ID (only if you connect your room through the dormitory's chat account)
Technical data
- Push notification tokens for the devices on which the app is installed
- Data needed to provide the service and keep it secure, such as IP addresses and access times in server logs, and the result of a bot check when you sign in
- Camera and photos: used only when you choose to take or select a photo (such as a payment slip, a repair photo or a parcel photo). Photos are resized before they are uploaded.
We do not collect your location, your contacts or any other data stored on your device, and we do not use advertising trackers.
2. How we use data
- To provide the dormitory management service: calculating and sending bills, issuing receipts, recording payments, and handling repair requests, parcel notifications, announcements and leases
- To send service-related notifications, such as new bills, upcoming due dates, payment confirmations and room connection requests
- To verify transfer slips automatically (only for dormitories that enable this feature)
- To verify your identity, prevent unauthorised use and keep the system secure
- To contact you about your account, your subscription plan and support requests
- To comply with the law, such as keeping accounting and tax records
3. Data sharing
We do not sell or rent personal data. Data is shared only in the following cases:
- Between dormitory owners and tenants: Owners can see data about the tenants of their own dormitory (such as names, phone numbers, bills, slips and repair requests). Tenants can see data about their own room and bills, as well as the dormitory's name, address and payment account.
- Service providers that help us operate the system, which process data on our behalf solely for the purposes described above:
| Cloud provider | Database, file storage and sign-in system |
|---|
| Notification provider | Delivering notifications to mobile devices |
|---|
| Chat platform | Sending bills and messages through the dormitory's chat account (only for dormitories that use it) |
|---|
| Slip verification provider | Verifying transfer slips automatically (only for dormitories that enable it) |
|---|
| Bot protection provider | Checking for bots during sign-in and sign-up |
|---|
- When required by law, or when a competent government authority makes a lawful request
Some service providers may store data on servers outside Thailand. We use only providers that apply data protection measures in line with international standards.
Tenant data recorded by dormitory owners
Tenant data that a dormitory owner records in the system (such as leases, bills and receipts) forms part of that dormitory's records. The dormitory owner is the data controller, and RentFlowTH processes this data on the owner's behalf. To correct or delete this data, please contact the dormitory owner directly. We are happy to help coordinate.
4. Data retention
- Account and dormitory data: kept for as long as you use the service, until you delete your dormitory or your account
- Dormitories deleted by their owners: kept for 40 days in case you want to restore them, then permanently deleted automatically
- Parcel photos: deleted automatically 30 days after the tenant has picked up the parcel
- Confirmed subscription payment records (amount, date, dormitory name and email address): kept for the period required by accounting and tax laws, even after the account has been deleted
- Records of account and dormitory deletions (date, email address, name, phone number, dormitory name and room number): kept for one year to confirm that the deletion took place and to help us answer your questions if you contact us, after which they are deleted automatically
- Email addresses and phone numbers of dormitory owners who have used the free trial: stored only as one-way hashes (which cannot be converted back into the original email address or phone number) for three years, even after the account has been deleted, to prevent the free trial from being claimed more than once
- Server logs and our service providers' backups: kept for a short period according to each provider's retention cycle, after which they are deleted automatically
5. Deleting your account and data
You can delete your account yourself at any time, without contacting us:
- RentFlow Owner app: on the branch selection screen, tap ลบบัญชี (Delete account) at the bottom
- RentFlow User app: go to Profile and tap Delete account
- On the web (no app needed): go to rentflowth.com/delete-account.html and sign in with the account you want to delete
What is deleted
- Dormitory owners: your sign-in account, all of your dormitories, rooms, tenants, bills, receipts, images (slips, repair photos, announcement images and parcel photos) and subscription plans. These are deleted immediately and cannot be recovered.
- Tenants: your sign-in account, profile, room connections, room connection requests, notification history and notification tokens.
What we keep
- Confirmed subscription payment records, as required by accounting and tax laws
- A record of the deletion, kept for one year as described in Section 4
- One-way hashes of the email address and phone number used for the free trial, kept for three years as described in Section 4
- Dormitory records relating to tenants (bills, receipts, slips and leases), which belong to the dormitory owner, as described in Section 3
If the same account is used both as a dormitory owner and as a tenant, you can choose to delete only one of them. If you cannot sign in, email a deletion request to raweeharee@gmail.com from the email address you registered with, and we will process it within 30 days.
6. Your rights
Under the PDPA, you have the right to access your data and obtain a copy of it, to have it corrected, to have it deleted or its use restricted, to object to its processing, to request data portability, to withdraw your consent, and to lodge a complaint with the Office of the Personal Data Protection Committee (PDPC). To exercise any of these rights, contact us through the channels in Section 8. We will respond within 30 days.
7. Data security
- All data is transmitted over encrypted HTTPS connections.
- Owners can access only their own dormitory's data, and tenants can access only their own room's data. These restrictions are enforced at the database level.
- Payment slips and other images are stored privately and can be viewed only through temporary links.
- Passwords are encrypted, and our team cannot see your password.
Children
This service is designed for adults who rent or manage dormitories and is not directed at children under the age of 13.
Changes to this policy
If we make material changes, we will publish them on this page together with the effective date and, where appropriate, notify you in the app.