ตรวจสลิปโอนเงินค่าเช่า: ทำอย่างไรให้ไม่ต้องเปิดเช็กทีละใบ และไม่โดนสลิปปลอม

งานตรวจสลิปโอนเงินเป็นงานที่ไม่มีใครอยากทำ แต่ข้ามไม่ได้ เพราะมันคือจุดที่เงินหายได้จริง ทั้งจากสลิปปลอม สลิปซ้ำ และการลืมติ๊กว่าห้องไหนจ่ายแล้ว บทความนี้แยกเป็น 2 ส่วน ตรวจเองอย่างไรให้รอบคอบ และให้ระบบตรวจแทนได้แค่ไหน

ปัญหาที่เจอเมื่อตรวจสลิปด้วยตา

สลิปปลอม

แอปแต่งสลิปมีให้โหลดทั่วไป สลิปที่ดูเหมือนจริงทุกอย่างอาจไม่มีเงินเข้า จุดสังเกตเบื้องต้น เช่น ฟอนต์ตัวเลขไม่ตรงกับของธนาคาร ขอบตัวอักษรเบลอผิดปกติ เลขอ้างอิงซ้ำกับสลิปเดิม แต่วิธีเดียวที่แน่ใจคือเทียบกับรายการเงินเข้าในบัญชีจริง

สลิปซ้ำ

ผู้เช่าส่งสลิปเดือนก่อนมาอีกรอบ ตั้งใจหรือไม่ตั้งใจก็ตาม ถ้าไม่ได้ดูวันที่ให้ละเอียดจะหลุดได้ โดยเฉพาะตอนมีสลิปเข้ามาพร้อมกันหลายสิบใบ

ยอดไม่ตรง

โอนขาดไป 50 บาท หรือโอนรวม 2 เดือน ถ้าติ๊กว่าจ่ายแล้วโดยไม่ดูยอด จะไม่รู้เลยว่ามีส่วนต่าง

ลืมติ๊ก

ดูสลิปแล้ว แต่ลืมบันทึกว่าห้องนั้นจ่ายแล้ว พอถึงรอบตามค้าง ก็ไปทวงห้องที่จ่ายแล้ว เสียความรู้สึกทั้งสองฝ่าย

ถ้าจะตรวจเอง ควรทำอย่างไร

1. ให้ผู้เช่าส่งสลิปเข้าที่เดียว แยกตามห้อง ไม่ใช่ในไลน์กลุ่ม
2. เทียบสลิปกับรายการเงินเข้าในแอปธนาคาร ดูทั้งยอด วันเวลา และชื่อผู้โอน
3. บันทึกทันทีว่าห้องนั้นจ่ายแล้ว พร้อมเก็บสลิปไว้กับบิลเดือนนั้น
4. ออกใบเสร็จให้ผู้เช่า เพื่อปิดข้อโต้แย้งในอนาคต

ตรวจสลิปอัตโนมัติด้วยระบบ ทำงานอย่างไร

ใน RentFlowTH ผู้เช่าแนบสลิปที่บิลของตัวเองในแอปหรือ LINE จากนั้นระบบจะ

1. อ่านข้อมูลจากสลิป และตรวจสอบกับระบบตรวจสลิปว่าเป็นรายการโอนจริง
2. เทียบยอดเงินกับยอดบิลของห้องนั้น
3. ตรวจว่าสลิปใบนี้เคยถูกใช้กับบิลอื่นแล้วหรือไม่
4. ถ้าผ่านทั้งหมดและยอดตรงเต็มจำนวน ระบบยืนยันการชำระ เปลี่ยนสถานะบิลเป็น "ชำระแล้ว" และออกใบเสร็จให้ผู้เช่าทันที
5. ถ้ายอดไม่ตรง หรือตรวจไม่ผ่าน สลิปจะอยู่ในสถานะ "รอตรวจสอบ" และแจ้งเตือนเจ้าของหอให้เข้ามาดู

เจ้าของหอเปิดใช้การตรวจสลิปอัตโนมัติได้จากปุ่มตั้งค่าในหน้าบิลค่าเช่า และยังเปิดดูสลิปทุกใบย้อนหลังได้ที่บิลของแต่ละห้อง

หลังตรวจสลิปแล้ว

บิลที่ชำระแล้วจะไปรวมในยอด "เก็บแล้ว" บนหน้าแรก ส่วนห้องที่ยังไม่มีสลิปหลังวันครบกำหนด กดเตือนได้จากหน้าบิล ปลายเดือนดาวน์โหลดรายงานรายรับเป็น Excel ส่งนักบัญชีได้ อ่านต่อในเก็บค่าเช่าและตามค้างชำระ และดูภาพรวมทั้งระบบในระบบจัดการหอพัก

คำถามที่พบบ่อย

บทความที่เกี่ยวข้อง

• เก็บค่าเช่า ติดตามค้างชำระ · วันครบกำหนด ลำดับการเตือน ค่าปรับจ่ายช้า และรายงานยอดค้างที่ควรดูทุกสัปดาห์
• ส่งบิลผ่าน LINE และแจ้งเตือนผู้เช่า · ไลน์กลุ่ม vs LINE OA vs แอปผู้เช่า และวิธีให้บิลไปถึงทุกห้องโดยไม่ต้องพิมพ์ทีละคน
• ออกบิลค่าเช่าหอพัก ทำบิลค่าเช่าห้อง · รายการที่ต้องมีในบิล ขั้นตอนจากจดมิเตอร์ถึงส่งบิล และข้อผิดพลาดที่พบบ่อย
• แอปบริหารหอพัก มี 2 ฝั่ง · ฝั่งเจ้าของหอทำอะไรได้ ฝั่งผู้เช่าทำอะไรได้ และผู้เช่าที่ไม่โหลดแอปทำอย่างไร