ส่งบิลผ่าน LINE และแจ้งเตือนผู้เช่าหอพัก ทำอย่างไร

เจ้าของหอเกือบทุกคนเคยส่งบิลผ่าน LINE มาก่อน ส่วนใหญ่คือพิมพ์ยอดลงไลน์กลุ่ม หรือทักหาผู้เช่าทีละคน วิธีนี้ใช้ได้กับ 10 ห้อง แต่พอถึง 30 ห้อง จะเริ่มเจอว่าใช้เวลาเป็นชั่วโมง และไม่รู้เลยว่าใครอ่านแล้ว ใครโอนแล้ว

สรุปสั้น ๆ

ไลน์กลุ่ม: เร็วตอนเริ่ม แต่หาสลิปไม่เจอ และทุกคนเห็นยอดของกันและกัน
LINE OA + ระบบ: บิลไปถึงแต่ละห้องแยกกัน อัตโนมัติ และเห็นว่าใครอ่านแล้ว
แอปผู้เช่า: ครบที่สุด ไม่ต้องตั้ง LINE OA และเก็บประวัติบิลย้อนหลังให้ผู้เช่า

3 วิธีส่งบิลผ่าน LINE ที่ใช้กันอยู่

1. ไลน์กลุ่มของหอ

พิมพ์ยอดทุกห้องลงกลุ่มเดียว ข้อดีคือไม่ต้องตั้งค่าอะไร ข้อเสียคือผู้เช่าเห็นยอดของห้องอื่น สลิปที่ส่งมาปนกับข้อความอื่นจนหาไม่เจอ และคุณไม่รู้ว่าห้องไหนอ่านแล้วบ้าง

2. ทักหาผู้เช่าทีละคน

เป็นส่วนตัวกว่า แต่ใช้เวลามากที่สุด 40 ห้อง = 40 ข้อความ และต้องจำว่าส่งใครไปแล้ว

3. LINE Official Account เชื่อมกับระบบ

หอสมัคร LINE OA (ฟรี) แล้วเชื่อมกับระบบจัดการหอพัก ผู้เช่าแอดไลน์หอและผูกห้องของตัวเองครั้งเดียว หลังจากนั้นทุกครั้งที่เจ้าของหอกด "ส่งบิล" บิลจะไปถึงแต่ละห้องแยกกันโดยอัตโนมัติ ผู้เช่ากดดูบิล แนบสลิป และแจ้งซ่อมได้จากในไลน์นั้นเลย

แอปผู้เช่า: ทางเลือกที่ไม่ต้องตั้ง LINE OA

ถ้าไม่อยากดูแล LINE OA ให้ผู้เช่าโหลดแอปผู้เช่า RentFlow Userแทน บิลใหม่จะเด้งเป็นแจ้งเตือนบนมือถือ ผู้เช่าเปิดดูยอด แนบสลิป และดูใบเสร็จย้อนหลังได้ทุกเดือน จุดที่แอปทำได้ดีกว่า LINE คือประวัติบิลทั้งหมดอยู่ในที่เดียว ไม่ต้องเลื่อนหาในแชต

ใน RentFlowTH ใช้ทั้งสองทางพร้อมกันได้ ผู้เช่าที่สะดวกโหลดแอปก็ใช้แอป คนที่ไม่สะดวกก็ใช้ LINE ของหอ และห้องที่ไม่ใช้ทั้งคู่ยังพิมพ์ใบแจ้งหนี้กระดาษได้ เจ้าของหอกดส่งครั้งเดียว ระบบเลือกช่องทางให้ตามที่แต่ละห้องผูกไว้

ส่งบิลแล้ว ควรเห็นอะไรบ้าง

ข้อแตกต่างสำคัญระหว่างการส่งบิลในไลน์กลุ่มกับการส่งผ่านระบบ คือ "สถานะ" หลังส่ง ระบบที่ดีต้องบอกได้ต่อห้องว่า

ส่งแล้วหรือยัง
ผู้เช่าเปิดดูแล้วหรือยัง
แนบสลิปมาแล้วหรือยัง และยอดตรงไหม
ยืนยันรับเงินแล้วหรือยัง

พอเห็นสถานะแบบนี้ การตามค้างชำระจะเปลี่ยนจาก "ถามทุกห้อง" เป็น "เตือนเฉพาะห้องที่ยังไม่เปิดดูหรือยังไม่จ่าย" อ่านต่อในเก็บค่าเช่าและตามค้างชำระ

แจ้งเตือนผู้เช่าผ่าน LINE เรื่องอื่นนอกจากบิล

เตือนค้างชำระ หลังวันครบกำหนด เลือกห้องที่ค้างแล้วกดเตือน ข้อความไปถึงเฉพาะห้องนั้น
ประกาศ น้ำไม่ไหล ซ่อมลิฟต์ ล้างแท็งก์ ส่งถึงทั้งหอ เฉพาะชั้น หรือเฉพาะห้อง และเปิดให้คอมเมนต์ถามกลับได้
พัสดุ บันทึกพัสดุที่มาถึงแล้วแจ้งให้ผู้เช่ามารับ
ตอบแจ้งซ่อม ผู้เช่าแจ้งซ่อมแล้วคุยต่อในเรื่องเดียวกัน ทั้งทางแอปและ LINE
สลิปผ่านการตรวจ ระบบตรวจสลิปแล้วแจ้งผู้เช่าว่าชำระเรียบร้อย พร้อมใบเสร็จ

เริ่มส่งบิลผ่าน LINE หรือแอปกับ RentFlowTH

สมัคร RentFlowTH สร้างห้อง ตั้งค่าเช่าและค่าน้ำค่าไฟ (ดูวิธีใช้งานทีละขั้น)
ให้ผู้เช่าโหลดแอป RentFlow User แล้วค้นหาหอด้วยหอพักไอดี หรือถ้าหอมี LINE OA ให้ตั้งค่าในเมนู "ตั้งค่า LINE OA" แล้วให้ผู้เช่าแอดไลน์และผูกห้อง
จดมิเตอร์ แล้วกด "ส่งบิล" จากหน้าบิลค่าเช่า บิลจะไปถึงทุกห้องตามช่องทางที่ผูกไว้

คำถามที่พบบ่อย

ส่งบิลผ่าน LINE ต้องมี LINE OA ไหม

ถ้าต้องการให้ระบบส่งบิลถึงผู้เช่าแต่ละคนโดยอัตโนมัติ ต้องมี LINE Official Account ของหอ (สมัครฟรี) แล้วเชื่อมกับระบบ ผู้เช่าแอดไลน์หอแล้วผูกห้องครั้งเดียว ถ้าไม่มี LINE OA ให้ผู้เช่าใช้แอป RentFlow User แทนได้ ซึ่งไม่ต้องตั้งค่าอะไรเพิ่ม

ผู้เช่าหนึ่งห้องมี 2 คน ส่งบิลให้ทั้งคู่ได้ไหม

ได้ ใน RentFlowTH ผูก LINE ได้ห้องละไม่เกิน 2 คน และผูกแอปผู้เช่าได้เช่นกัน ทั้งคู่จะได้รับบิลและแจ้งเตือนเหมือนกัน

ส่งบิลไปแล้ว รู้ได้ไหมว่าผู้เช่าเปิดดูหรือยัง

รู้ ในหน้าบิลของเจ้าของหอจะมีสถานะ ยังไม่ส่ง ส่งแล้ว ลูกค้าเปิดดูแล้ว อัปโหลดสลิปแล้ว และยืนยันรับเงินแล้ว ของแต่ละห้อง

ส่งบิลผ่าน LINE ให้ผู้เช่าทั้งตึกในครั้งเดียว และแจ้งเตือนโดยไม่ต้องพิมพ์เอง