ออกบิลค่าเช่าหอพักอย่างไรให้ถูกต้อง ครบ และเสร็จใน 10 นาทีทั้งตึก

การออกบิลค่าเช่าเป็นงานที่เจ้าของหอทำทุกเดือน แต่เป็นงานที่ผิดพลาดง่ายที่สุด เพราะต้องเอาตัวเลขจากหลายที่มารวมกัน บทความนี้แยกเป็น 3 ส่วน บิลที่ดีต้องมีอะไร ลำดับการทำบิลค่าเช่าห้อง และข้อผิดพลาดที่พบบ่อยพร้อมวิธีกัน

บิลค่าเช่าที่ดีต้องมีอะไรบ้าง

ขั้นตอนทำบิลค่าเช่าห้องจากเลขมิเตอร์

1. จดมิเตอร์น้ำและไฟทุกห้องในวันเดียวกัน ใช้แอปจดหน้าห้องแล้วบันทึกทันที ลดการจดผิดบรรทัด
2. คำนวณหน่วยที่ใช้ = เลขใหม่ − เลขเก่า แล้วคูณราคาต่อหน่วย หรือใช้วิธีอื่นตามที่หอตั้งไว้ ดูวิธีคิดแต่ละแบบในวิธีคิดค่าน้ำค่าไฟหอพัก
3. รวมกับค่าเช่าและรายการพิเศษ ห้องที่มีค่าที่จอดรถหรือค่าปรับ ใส่เป็นบรรทัดแยก
4. ตรวจห้องที่ยอดผิดปกติ ยอดที่สูงหรือต่ำกว่าเดือนก่อนมาก ให้เปิดดูเลขมิเตอร์ก่อนส่ง
5. ส่งบิล ถึงผู้เช่าทุกห้องพร้อมกัน ระบุวันครบกำหนด ดูวิธีส่งบิลผ่าน LINE หรือแอป

ใน RentFlowTH ขั้นตอนที่ 2–4 เกิดขึ้นเอง พอจดมิเตอร์ครบ เปิดหน้า "บิลค่าเช่า" ยอดทุกห้องจะขึ้นมาให้ พร้อมป้ายบอกว่าห้องไหนพร้อมส่ง ห้องไหนยังจดไม่ครบ แล้วกด "ส่งบิล" ครั้งเดียว

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย และวิธีกัน

1. จดเลขมิเตอร์ผิดหนึ่งหลัก

ค่าไฟกระโดดจาก 500 เป็น 5,000 บาท ผู้เช่าทักแน่นอน วิธีกันคือให้ระบบเทียบกับเดือนก่อนและเตือนเมื่อหน่วยที่ใช้สูงผิดปกติ และเปิดดูยอดทุกห้องก่อนกดส่ง

2. ห้องย้ายเข้ากลางเดือน แต่คิดจากเลขเดือนก่อน

บิลแรกจะรวมหน่วยตอนห้องว่างหรือของผู้เช่าคนเก่าเข้าไปด้วย วิธีกันคือบันทึกเลขมิเตอร์ ณ วันย้ายเข้าทุกครั้ง ใน RentFlowTH ขั้นตอนยอมรับผู้เช่าใหม่มีช่องให้กรอกเลขนี้ และหน้าบิลจะเตือนถ้าห้องใหม่ยังไม่มีเลขย้ายเข้า

3. ลืมรายการพิเศษของบางห้อง

ค่าที่จอดรถ ค่าซ่อมที่ตกลงกัน หรือส่วนลดเดือนนี้ ถ้าจำแล้วใส่ทีหลัง จะต้องส่งบิลแก้ไข ให้บันทึกรายการพิเศษลงในห้องนั้นทันทีที่ตกลงกัน ไม่ต้องรอวันออกบิล

4. ออกบิลคนละวัน

ห้องที่ได้บิลช้า ก็จ่ายช้า และคุณจะไม่รู้ว่าเก็บครบหรือยังจนกว่าจะออกบิลครบ ให้ออกบิลทั้งตึกวันเดียวกันเสมอ

5. บิลไม่มีเลขบัญชี

ผู้เช่าต้องทักมาถาม และคุณต้องตอบทุกเดือน ใส่เลขบัญชีหรือพร้อมเพย์ในบิลทุกใบ

หลังส่งบิลแล้ว ต้องทำอะไรต่อ

งานถัดไปคือรับสลิปและตามค้างชำระ ให้ผู้เช่าแนบสลิปเองแล้วระบบตรวจสลิปให้ หลังวันครบกำหนด เปิดหน้าบิลดูว่าห้องไหนยังไม่จ่าย แล้วกดเตือน อ่านต่อในเก็บค่าเช่าให้ครบทุกเดือน

คำถามที่พบบ่อย

บทความที่เกี่ยวข้อง

• คิดค่าน้ำค่าไฟหอพัก 8 วิธี · ตามหน่วย เหมาจ่าย ขั้นต่ำ ขั้นบันได สคบ. พร้อมตัวอย่างตัวเลข และวิธีจดมิเตอร์ไม่ให้พลาด
• ส่งบิลผ่าน LINE และแจ้งเตือนผู้เช่า · ไลน์กลุ่ม vs LINE OA vs แอปผู้เช่า และวิธีให้บิลไปถึงทุกห้องโดยไม่ต้องพิมพ์ทีละคน
• ตรวจสลิปโอนเงินอัตโนมัติ · จุดสังเกตสลิปปลอม สลิปซ้ำ และวิธีให้ระบบตรวจยอดและปิดบิลให้เอง
• เก็บค่าเช่า ติดตามค้างชำระ · วันครบกำหนด ลำดับการเตือน ค่าปรับจ่ายช้า และรายงานยอดค้างที่ควรดูทุกสัปดาห์